Coordinador de Cuentas y Facturación

Ubicación: Área Metropolitana de Seattle, WA (Presencial / Híbrido — debe ser accesible localmente)

Tipo de empleo: A tiempo completo (empleado W2)

Acerca de AKIVA

AKIVA es una empresa de ingeniería nativa de IA especializada en servicios empresariales, soluciones específicas por dominio e infraestructura de alto rendimiento desde la estrategia hasta el despliegue. Construimos sistemas innovadores que generan resultados medibles para empresas comerciales y agencias gubernamentales. AKIVA es una pequeña empresa certificada de veteranos con discapacidad en el servicio (SDVOSB).

Resumen del puesto

AKIVA busca un Coordinador de Cuentas y Facturación para que actúe como enlace operativo diario dedicado para un programa de personal del sector público en el área metropolitana de Seattle. Este puesto se encarga de hojas de horas, facturación, conciliación de facturación, incorporación y salida de candidatos, y resolución de servicios con los supervisores de clientes. Eres la cara con la que el cliente interactúa cada día: la precisión, la capacidad de respuesta y el profesionalismo son esenciales. Se pueden utilizar herramientas de validación de hojas de horas, facturación y comunicación con candidatos proporcionadas por IA proporcionadas por AKIVA para acelerar el rendimiento y reducir las tasas de error.

Responsabilidades clave

• Actuar como representante de cuentas dedicado en el día a día para supervisores de clientes, candidatos y equipos internos de AKIVA

• Gestionar la recogida de hojas de horas, validación y flujo de trabajo de aprobación por supervisor para todas las colocaciones activas

• Preparar, revisar y enviar facturas a través del portal electrónico de Cuentas a Pagar del cliente conforme a las especificaciones de facturación — incluyendo todos los campos requeridos, tarjetas de tiempo de apoyo y documentación de aprobación

• Hacer un seguimiento de todas las prácticas activas: fechas de inicio/fin de asignaciones, horas, tarifas de facturación, salarios, días de vacaciones, prórrogas, conversiones

• Investigar y resolver discrepancias en facturas, excepciones en hojas de horas y preguntas de facturación de forma rápida

• Incorporar nuevos candidatos — I-9 / E-Verify, W-4, ingreso directo, inscripción en beneficios, orientación sobre conducta y seguridad, problema de equipamiento

• Candidatos fuera de bordo al final de la asignación — recuperación de placa y equipo, procesamiento final de nómina, lista de verificación fuera de bordo

• Apoyar las relaciones con los candidatos — revisiones periódicas, retroalimentación sobre el desempeño, escalada al Director de Programa cuando sea necesario

• Coordinar la programación de entrevistas entre supervisores de clientes y candidatos

• Mantener registros precisos en los sistemas ATS, hojas de horas, facturación, recursos humanos y gestión documental

• Rastrear y documentar datos específicos de cumplimiento contractual — finalización de verificaciones de antecedentes, resultados de exámenes de habilidades, certificaciones, resúmenes de conductores

• Elaborar informes operativos semanales y mensuales estándar para el Director de Programa y el cliente

Cualificaciones requeridas

• Título de asociado en Negocios, Contabilidad, Recursos Humanos o campo relacionado (se puede sustituir por experiencia equivalente); Preferida licenciatura

• 3+ años de experiencia en operaciones de personal, coordinación de cuentas o facturación/facturación

• Conocimiento práctico del ciclo de vida de la selección temporal de personal — colocación, hoja de horas, facturación, conversión, baja

• Dominio de Microsoft Excel (fórmulas, tablas dinámicas), Word y Outlook; experiencia con al menos una plataforma ATS

• Comunicación escrita y verbal sólida; Orientación al servicio al cliente y actitud profesional

• Gran atención al detalle, precisión y discreción con información confidencial de candidatos y clientes

• Capacidad para trabajar presencialmente / de forma híbrida en el área metropolitana de Seattle

• Debe estar autorizado para trabajar en Estados Unidos

Cualificaciones Preferidas

• Grado en Negocios, Contabilidad, Recursos Humanos o campo relacionado

• Experiencia previa en cuentas de personal en el sector público, autoridades de vivienda o organizaciones sin ánimo de lucro

• Experiencia con QuickBooks, Bill.com o portales electrónicos de cuentas a pagar para clientes

• Experiencia con la incorporación de candidatos en entornos regulados — gestión de verificaciones de antecedentes, E-Verify, pruebas de drogas, revisión de resúmenes de conductores

• Comisión de Notario Público (Estado de Washington)

• Familiaridad con la validación asistida por IA, automatización de la facturación y herramientas de comunicación con candidatos

Herramientas, tecnologías y marcos de trabajo

Sistemas de personal: ATS (Bullhorn, JobDiva, Avionte, Crelate o similar) | Facturación / Facturación: QuickBooks, Bill.com, portales electrónicos de cuentas a pagar, PDFs de facturación | Productividad: Microsoft Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint | Incorporación: I-9 / E-Verify, coordinación de verificaciones de antecedentes, inscripción en beneficios | Cumplimiento: auditoría de hojas de horas, validación de gastos, retención de documentación | AI Assist: validación de hojas de horas, automatización de facturación, comunicación con el candidato

Lo que ofrece AKIVA

• Oportunidades de desarrollo profesional y desarrollo de habilidades

• Equipo directivo de apoyo con valores de empresa propiedad de veteranos

• Oportunidad para desarrollar y escalar la operación de personal de guardia de AKIVA en el Noroeste del Pacífico

• Empleo directo a tiempo completo con potencial de crecimiento profesional a largo plazo

• Herramientas y formación en productividad en IA proporcionadas sin coste para los empleados

Paquete de beneficios integral

• 401(k) con generosa aportación de la empresa

• Seguro médico

• Seguro dental

• Seguro de visión

• Seguro de Discapacidad a Corto y Largo Plazo

• Tiempo libre remunerado (PTO)

• Participación en beneficios

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Declaración de Igualdad de Oportunidades en el Empleo

AKIVA se compromete a proporcionar un entorno de respeto mutuo donde se disponga de igualdad de oportunidades laborales para todos los solicitantes y compañeros, sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, discapacidad física, estado civil, condición militar y de veterano, o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable. Creemos que la diversidad entre nuestros compañeros es fundamental para nuestro éxito como empresa, y buscamos reclutar, desarrollar y retener a las personas más talentosas dentro de un grupo de candidatos cualificados.

AKIVA es una pequeña empresa certificada de veteranos con discapacidad en el servicio (SDVOSB).